Indledning
Organisationer lader sig ikke studere uafhængigt af en eller anden form for idé om, hvad en organisation er, og hvilke mekanismer der er herskende i organisationer. For at studere organisationer må vi derfor gøre os nogle teoretiske antagelser omkring samme. Et perspektiv vil derfor altid fungere som en eller anden form for simplifikation af virkeligheden, der retter vores fokus mod specifikke dele af organisationen.
Jeg vil i denne besvarelse indlede med en redegørelse af tre af disse perspektiver; det rationelle, naturlige og åbne perspektiv (Scott & Davis 2007). Med udgangspunkt i disse vil jeg diskutere hvad der udgør nogle essentielle forskelle og ligheder i forhold til at forstå organisatorisk forandring. På baggrund af dette vil jeg redegøre for strategibegrebet for til sidst at diskutere betydningen af strategier, når man ser på gennemførelsen af organisatoriske forandringsprocesser.
De tre perspektiver er forskellige i deres fokus på organisationer, men er derved også meget brugbare, da de hver især kan se på forskellige aspekter af organisationer. De tre perspektiver komplementerer i flere henseender hinanden, men står på flere måder også som modsætninger. Jeg vil i besvarelsen fokusere på de aspekter der tilsiges at kunne forklare hhv. stabilitet og forandring, dette være sig både formelle og uformelle strukturer, samt de afhængighedsforhold organisationer eksisterer under jf. de forskellige perspektiver, hvor at ændringer i disse forhold dermed også manifesterer sig i organisationerne.
Jeg forholder mig i denne besvarelse til et strategibegreb, der, på linje med Jacobsen & Thorsvik (2008), skal forstås i tæt relation til realiseringen af mål og ønsket om en fremtidig tilstand. Dette begreb vil jeg perspektivere i forhold til de tre perspektiver, hvor at mit primære fokus i denne del af opgaven vil ligge på ideen om en formel ledelse og de muligheder at denne har for at gennemføre organisatoriske forandringsprocesser jf. de tre perspektiver. I denne del af besvarelsen vil jeg for overskuelighedens, analysens og diskussionens skyld inddrage den udvidede Leavitt-model. Dette vil ske ved at bruge modellen til at karakterisere forskelle og vurdere perspektiverne, og på den måde bruge Leavitts model som en metamodel, som foreslået af Ry Nielsen og Ry (2002).
Det rationelle, naturlige og åbne perspektiv
Det rationelle perspektiv har en tilgang til organisationer som værende instrumenter der er designet til at nå specifikke mål. Denne instrumentelle målrationalisme fokuserer på den formaliserede struktur i organisationer. Denne formalisering anskues som et forsøg på at gøre adfærd mere forudsigelig. Dette ved at eksplicitere arbejdsfordelingen og koordinationen mellem organisationens dele både horisontalt og vertikalt.
I det naturlige perspektiv har organisationer ikke nødvendigvis specifikke mål. Der kan være en kompleksitet og pluralitet af mål der forsøges realiseret. Dette er en kritik rettet mod det rationelle enhedsaktørs perspektiv på organisationer, hvor at en organisation agerer kollektivt mod ét mål. I dette perspektiv vægtes de formelle strukturers betydning for organisationerne derfor af gode grunde ikke lige så højt, som de uformelle. For at se på organisationer og hvad der udgør disse, bliver det derfor aktuelt at fokusere på det uformelle – værdier, normer, praksisser, kultur etc. – der binder organisationer sammen til kollektiver, altså naturlige systemer.
Det åbne perspektiv ser på organisationer som værende i et tæt afhængighedsforhold til omgivelserne. Ingen organisation er sin egen ø der kan nå sine mål uden en relation til omverdenen, hvorfor at organisationerne, som sociale systemer, skal analyseres som løst koblede systemer der agerer i forhold til andre sociale systemer. Systemer har overordnet to generelle mål: 1) Morphostatis, der er opretholdelse og overlevelse og 2) Morphogenesis, der er ændring af systemet (innovation, læring, vækst m.v.).
De tre perspektivers forståelse af organisatorisk forandring
I det rationelle perspektiv er der som skrevet et meget stort fokus på den formelle struktur. Det er den formelle struktur der skaber en forudsigelighed i organisationens adfærd mod de specifikke mål, og da den formelle struktur tilsiges at have en stor betydning for organisationens virke, er det ændringer i denne der skaber organisatoriske forandringer.
Forandringen i organisationen sker derfor gennem strukturel forandring. Ved at ændre på de formelle strukturer, altså den horisontale og vertikale koordination og specialisering, arbejdsopgaverne, incitamentstrukturerne, målene m.v., skabes organisatorisk forandring. Hvis man ønsker at forandre et specifikt mål som organisationen skal forfølge, skal man derfor ændre på de formelle mål og organisationens præferencer, så præferenceordenen manifesterer sig i arbejdsdelingen og den generelle struktur.
Ved at det rationelle perspektiv har så stort et fokus på de formelle strukturer, der er skabt til at gøre organisationer forudsigelige, gør det det også svært, som jeg kommer ind på senere, at forklare forandringer der ikke sker gennem perspektivets fokus.
Det naturlige perspektiv ser organisationer som kollektiver, hvor at aktørerne i organisationen primært ikke er påvirket af de formelle strukturer og officielle mål. De formelle strukturer er derfor heller ikke bestemmende i forhold til perspektivets forståelse af organisatorisk forandring. For at forstå organisatorisk forandring må man se på de uformelle strukturer, og hvordan at disse påvirker organisationen. Det der bliver relevant i denne sammenhæng er derfor kulturel forandring. Organisationen er m.a.o. meget mere end bare toppen af et isbjerg der lader sig forstå gennem nogle formelle strukturer, og kun ved at forstå de uformelt strukturerede aktiviteter der kan forklare adfærden i organisationerne, får vi en forståelse af hvilke variable der er relevante i forhold til, hvordan organisationer forandres.
Det naturlige perspektivs forståelse af forandring sker dermed gennem den uformelle struktur i organisationen. Forandringen må ske gennem ændringer i den uformelle struktur og praksis, dette være sig de værdier, normer, og standarder der skaber det organisatoriske kollektiv.
Mere komplekst bliver det med det åbne perspektiv, hvor at omgivelserne har en konstituerende påvirkning på organisationen. Her står ingen organisation alene, men er en del af et system af gensidigt afhængige aktiviteter. Det åbne perspektivs forståelse af organisatorisk forandring bygger på en forståelse af de aktiviteter der overordnet sammenkæder organisationer og gør dem afhængige af hinanden. Kilden til forandring må derfor oftest findes i omgivelserne, og ikke internt i organisationen. Det vigtige er derfor at se på organisationens afhængighed til omverdenen.
For at forstå forskellene og lighederne på de tre perspektiver er det derfor vigtigt at se hvad de fokuserer på. Den overordnede lighed mellem det rationelle og naturlige perspektiv er deres fokus på forhold internt i organisationer, hvor at det åbne perspektiv ser organisationen som en del af et større system der er afhængig af omgivelserne. Den største forskel mellem det rationelle og naturlige perspektiv er deres fokus på hhv. vigtigheden af det formelle og uformelle. De kan hver især betegnes som værende hvert deres yderpunkt af et fælles kontinuum, hvor at det åbne perspektiv kan ligge et sted imellem, alt efter hvad der giver mening for at forstå relationen til omgivelserne. Er organisationens afhængighed til omgivelserne f.eks. klart specificerede gennem formelle strukturer, er det af gode grunde yderst relevant også at se på disse.
Når disse forskelle og ligheder diskuteres finder jeg det yderst relevant at se på hvordan perspektiverne hver især ser på de kausale dynamikker der finder sted i organisationer. Et perspektiv gør sig nogle antagelser om den kausale sammenhæng mellem elementer/variable, som på flere måder kan bruges til at eksplicitere perspektivernes overordnede tilgang, og dermed også til at karakterisere deres forståelse af organisatorisk forandring.
Det rationelle perspektiv bygger på en antagelse om en kausal sammenhæng mellem de formelle strukturer og organisatorisk forandring, hvor at det naturlige perspektiv antager en sammenhæng mellem den uformelle struktur og organisatorisk forandring. Det åbne perspektiv ser en sammenhæng mellem omgivelserne og organisatorisk forandring. Sidstnævnte sammenhæng er det der primært adskiller det rationelle og naturlige perspektiv med det åbne perspektiv. Det rationelle perspektiv adskiller sig fra de andre ved at have et overvejende fokus på organisationens formelle strukturer og de specifikke mål at organisationen efterstræber. Jacobsen & Thorsvik (2008: 364) opsummerer om forandring, at forandring og organisation kan betragtes som hinandens modsætninger. I den henseende kan det rationelle perspektiv forklare stabilitet og forudsigelighed med formelle strukturer, men have svært ved at forklare organisatorisk forandring, som divergerer fra den formelle struktur.
Som det åbne perspektiv gør, kan det være vigtigt huske på, at organisationer ikke eksisterer uafhængigt af omverdenen. Man kan bl.a. bruge det til at få en dybere indsigt i organisationens relation til andre organisationer, og hvordan de positionerer sig i forhold til hinanden. Som jeg vil komme ind på senere i besvarelsen, kan det også bruges til at identificere, at organisatorisk forandring kan legitimeres i forhold til omgivelserne vha. mål og strategier.
Det åbne perspektiv kan som beskrevet bruges til at forholde sig til en yderst kompleks verden, som at organisationer befinder sig i. På denne måde forholder det åbne perspektiv sig til en masse faktorer, som at de andre perspektiver ikke forholder sig til. Omvendt kan man dog sige, at de andre perspektiver har en styrke i at analysere forhold internt i organisationen, der ikke nødvendigvis har nogen relation til omverdenen.
Strategier og mål
For at have en strategi, må man have nogle mål, altså ønsket om en fremtidigt tænkt tilstand (Jacobsen & Thorsvik 2008). En strategi i en organisation må derfor ses i forhold til en aktørs ønske om en fremtidigt ønsket tilstand. Denne aktør kan af analytiske grunde betegnes som en ændringsagent. For at strategibegrebet skal være relevant at beskæftige sig med, må det have en eller anden form for betydningen for gennemførelsen af organisatoriske mål. Strategier er, sammen med nævnte mål, da også vigtige netop fordi, at de for det første har en motiverende effekt, for det andet har en styrende funktion, for det tredje kan bruges som evalueringskriterier og for det fjerde kan fungere som en legitimitetsfaktor over for omgivelserne (Jacobsen & Thorsvik 2008).
Klausen (2004) definerer en strategi som ”[…] det overordnede mønster, der opstår som følge af inkrementel udvikling og bevidste valg og prioriteringer og veje til indløsning af mission, vision og overordnede langsigtede mål.” (Klausen 2004: 44). En strategi er derfor det mønster som på flere måder specificerer forholdet mellem de mål organisationen har, samt hvordan disse skal opnås.
For at illustrere dette kan det være brugbart at tage udgangspunkt i Leavitts udvidede systemmodel:
Hvis ikke at der er nogen strategi for hvordan organisationens mål skal realiseres, forsvinder forholdet mellem mål og midler. Der er m.a.o. ingen klar beslutningspræmis for den ansattes adfærd, hvorfor at organisationens strategi skal ”[…] give et fingerpeg om hvilke kriterier der skal lægges mere vægt på end andre” (Jacobsen & Thorsvik 2008: 40). Hvis de ansatte ikke kan se nogen sammenhæng mellem strukturen, teknologien, deres egne roller og så de mål der skal realiseres, er der et problem.
Strategien kan forstås i relation til den formelle ledelse som ansvarlig, der i forhold til organisationens overordnede mål, træffer beslutninger om organisationens løbende prioriteringer m.v. (Klausen 2004). Med udgangspunkt i indsigten fra Leavitts model, bliver det klart, at man må se på forskellige ændringsstrategier i et dynamisk og systemorienteret perspektiv (Ry Nielsen & Ry 2002). Modellen kan dermed også danne den analytiske ramme i forhold til at diskutere de variable og kausale sammenhænge som er relevante i forhold til Scotts tre perspektiver og gennemførelsen af organisatoriske forandringsprocesser.
Strategiens betydning for forandringsprocesser jf. de tre perspektiver
Det rationelle, naturlige og åbne perspektiv har hver især implikationer for hvordan vi forstår strategier og deres betydning i forhold til gennemførelsen af organisatoriske forandringsprocesser. En strategi bygger på nogle antagelser om hvordan man bedst når målet, og hvad der skal fokuseres på. På den måde kan man bruge Leavitts model som en metamodel, i en systematisk analyse af hvordan de tre perspektiver hver især ser på organisatoriske forandringsprocesser, og hvilken betydning at strategier har i forhold til disse.
I det rationelle perspektiv ekspliciterer strategien vejen til målet gennem den formelle struktur. Strategien skal derfor eksplicitere vejen til målet for organisationen, hvordan at koordinationen og specialiseringen skal være, for at man opnår den fremtidige ønskede tilstand. Strategien får dermed en central betydning, når man skal gennemføre organisatoriske forandringsprocesser, da man dermed kan ændre på relationen mellem struktur, personer og teknologi gennem formelle relationer, for at gennemføre forandringsprocessen og nå sit mål (”opgaver”). Dette viser Leavitts model på den måde, at vi kan ændre i vores opgaver igennem vores struktur, da disse variable er afhængige af hinanden. Faktisk kan man ikke ændre i strukturen, uden at det har nogle implikationer for opgaverne.
Det naturlige perspektiv benægter ikke, at man kan foretage sig ændringer i den formelle struktur, men disse vil ikke nødvendigvis manifestere sig i måden at organisationen arbejder på, hvorfor at den uformelle kultur er vigtigere, og dermed også må danne udgangspunktet for strategiens betydning for gennemførelsen af organisatoriske forandringsprocesser. Strategien skal tage højde for, at der er mulighed for, at en ændring i organisationens specifikke mål og koordinationen og specialiseringen foretaget med henblik på at nå målet, ikke pr. automatik bliver en værdi eller norm for den ansatte. I værste fald kan en realisering af strategien derfor blot føre til en målforskydning.
Strategiens betydning må dermed tage højde for, at der sidder mennesker i organisationen der har værdier og normer som skal harmonere med det mål, at strategien ønsker at realisere. Dette stiller nogle naturlige begrænsninger til betydningen af strategier i forhold til organisatoriske forandringsprocesser. For at forstå dette i forhold til det rationelle perspektiv, kan der jf. det naturlige perspektiv godt foregå ændringer i organisationen uden at det sker gennem den formelle struktur. En forandringsproces at det rationelle perspektiv ikke kan forklare. Med udgangspunkt i Leavitt kan man som eksempel godt forestille sig, at værdierne blandt personerne i organisationen ændrer på forholdene og indholdet i de andre variable.
Til nu har jeg kun diskuteret strategiens betydning for gennemførelsen af organisatoriske forandringer i relation til variable internt i organisationen. Forhold det også kunne vises med den simple Leavitt-model, uden omverdenen. Grunden til at jeg har valgt at inddrage den udvidede model, er for at vise at omverdenen kan have en betydning for forhold internt i organisationer. Udvidelsen af Leavitts model kan m.a.o. bruges til at eksemplificere et åbent perspektivs kritik af de to andre perspektiver.
I det åbne perspektiv agerer organisationer i forhold til andre sociale systemer, og strategien skal dermed tiltænkes i forhold til omgivelserne. En strategi handler i denne henseende i høj grad derfor om at organisationen skal gennemføre organisatoriske forandringsprocesser på baggrund af omgivelserne. Her kan man f.eks. tale om generiske strategier, hvor det er vigtigt at positionere sig i forhold til andre. Dette kan have en noget nær deterministisk karakter på strategiens betydning for gennemførelsen af organisatoriske forandringer. Giver at det er omgivelserne der skaber forandringerne, må den logiske konsekvens være, at strategien er noget der identificerer forandringerne og tilpasser organisationen derefter.
Antager man at det er omgivelserne der er bestemmende for organisationens konfiguration, og dermed det der afgør strategiens betydning (omgivelser som uafhængig variabel, strategi som afhængig). En organisation er dermed i en stoledans, hvor at dets strategi må bestemmes af omgivelserne, hvis det har et specifikt mål om at komme til at sidde ned. Omgivelserne er dermed yderst vigtige i forhold til organisationens overlevelse og strategiens betydning for at opnå dette.
Som det åbne perspektiv fremhæver, påvirker omgivelserne både opgaver, struktur, teknologi og personer, og vi kan ikke studere disse variable i organisationen, uden at se på netop organisations forhold til omgivelserne som socialt system. Ændringer i omgivelserne skaber dermed andre forhold i organisationen, som på tænkes ind i strategien når der skal gennemføres forandringer. Omgivelserne er dermed ikke nødvendigvis en fjendtlig faktor, men noget organisationer skal udvikle sig i forhold til. Ens mål sættes derfor efter omgivelserne, og som fremhævet ovenover, er der en vigtig sammenhæng mellem mål og strategi. Derfor skal strategiens betydning i det åbne perspektiv ses i tæt relation til de mål organisationen har i forhold til omgivelsernes udvikling (og altså forandringen der).
Med udgangspunkt i diskussionen omkring de tre perspektivers forståelse af organisatorisk forandring, forholder de sig til forskellige måder at forandringerne kan gennemføres. Hvert perspektiv har dermed også nogle implikationer for, hvordan at vi ser på strategier og deres rolle i forhold til at ændre organisationen. Jeg har derfor argumenteret for at en strategis betydning for gennemførelsen af organisatoriske forandringsprocesser afhænger af det teoretiske perspektiv man tager udgangspunkt i.
I Leavitts model viser man, at forandringer kan tage udgangspunkt i et element, som så gennem dets forhold til andre elementer, ændrer organisationen. Hvert perspektiv gør sig nogle antagelser om hvor vigtige at visse elementer er i forhold til andre. For eksempel er den enkelte ansattes værdier af større betydning i det naturlige perspektiv end i det rationelle perspektiv, og omgivelserne af større betydning i det åbne perspektiv end i det rationelle og naturlige perspektiv.
De antagelser at vi dermed gør os om organisationer, og forholder os til afhængighedsforholdet mellem elementerne, gør, for det første, at vi får forskellige perspektiver på hvordan at organisatorisk forandring finder sted, og dermed også, hvilken betydning at strategier spiller. En strategis betydning bygger dermed på nogle antagelser om de elementer der er i organisationen, og vigtigst af alt – hvordan disse hænger sammen. Hvordan at organisationens elementer påvirker hinanden, bestemmer i høj grad hvordan at disse så skal bruges til at realisere organisationens mål, som er hele ideen med en strategi.
Tager vi udgangspunkt i for eksempel det åbne perspektiv, får strategiens betydning en ekstra dimension i forhold til organisatoriske forandringsprocesser, netop ved at mål og strategi bidrager til, at organisatoriske forandringsprocesser virker mere legitime i forhold til omgivelserne. Hvis vi udelukkende tager udgangspunkt i det rationelle perspektiv, vil de personer der sidder i organisationen være et element uden større betydning. Det vigtige vil være koordinationen, magtfordelingen og specialiseringen mellem arbejdsopgaverne. Dette vil derfor også have nogle implikationer for hvordan man tænker strategiens betydning når man skal foretage forandringer. Det naturlige perspektiv vil se personerne som et yderst vigtigt element.
Opsummering og konklusion
Verden er kompleks, og denne virkelighed lader sig ikke indfange i ét perspektiv. Vores teoretiske perspektiv forholder sig til nogle bestemte forhold ved organisationer, og lader os studere dette. Jeg har i nærværende besvarelse forholdt mig til hhv. det rationelle, naturlige og åbne perspektiv.
Jeg har med de forskellige perspektiver fokuseret på hhv. forandringsprocesser og strategiers betydning i relation til dette, for at fremhæve nogle væsentlige pointer, bl.a. vha. inddragelse af Leavitts udvidede systemmodel. Strategiens betydning har jeg argumenteret for er afhængig af hvilket teoretisk perspektiv man tager udgangspunkt i.
På samme måde som at et perspektiv forholder sig til nogle specifikke elementer, overser det også andre på godt og ondt. Her er det igen vigtigt at fremhæve at perspektiverne kan bruges til at komplementere hinanden.
En passende afslutning og konklusion på denne opgave, der opsummerer såvel denne besvarelses overordnede pointe i almindelighed og en af fagets pointer og præmisser i særdeleshed, må være følgende citat: ”Når man som leder eller medarbejder arbejder med forandringer i organisationen, er det derfor væsentligt at være opmærksom på de mange forskellige perspektiver, teorier og modeller med deres indbyrdes forskelligheder, forskellige udgangspunkter og anvendelsesmuligheder. Det er vigtigt at kunne arbejde med forandringerne fra flere forskellige perspektiver, og ikke blot udvælge sig en enkelt forandringsmodel, der med stor sandsynlighed vil føre til et ufuldstændigt og forenklet billede af virksomhedens forandringssituation og –potentiale.” (Elting 2009: 165).
